Устранение «дублирования» в работе персонала
Автоматизированная система создает единое информационное пространство для всех «подключенных» служб. Факты деятельности предприятия отражаются в базе данных в одном месте и один раз. Устраняется многократный ввод одних и тех же сведений в разные программы, журналы, карточки и т.д. Каждый сотрудник для выполнения своей работы может воспользоваться результатами работы других.
Например, обычно, до внедрения АСУ, учет материально-производственных запасов ведется и в отделе снабжения и в бухгалтерии. Снабжению нужны оперативные сведения о наличии и движении материалов, а бухгалтерии – обороты по счетам (правда, не срочно). После внедрения системы в таком двойном учете необходимости нет. Поступление и расход материальных запасов в базу заносят снабженцы. Им лучше, чем кому-либо известно, что за материал указан в накладной поставщика или требовании цеха (а ведь бухгалтер и голову может сломать, разбирая, чем на самом деле является написанная там аббревиатура). Для отражения данных по бухгалтерским счетам остается только проверить суммы и нажать кнопку «Провести». Все в выигрыше: отдел снабжения с помощью специальных отчетов программы ежедневно отслеживает движение и остатки ТМЦ, бухгалтерия получает обороты по счетам с минимальными усилиями.
Похожая ситуация возникает во взаимодействии бухгалтерии и финансового отдела. До автоматизации учет движения денежных средств ведется параллельно в обеих службах. Финансистам нужно в тот же день положить на стол директора справку о наличии, приходе и расходе денег, бухгалтерия обязана ждать «официальные документы» - банковские выписки. В АСУ регистрация движения денежных средств переходит в функции финансового отдела, (бухгалтер только проверяет, проставляет кор.счета и нажимает заветную кнопку «Провести»).
В свою очередь, финансисты, для оперативного анализа дебиторской и кредиторской задолженности, не должны теперь расспрашивать другие службы, пришло ли что-то от поставщиков, была ли отгрузка покупателям, и потом вводить все это в Excell, а могут сформировать нужные отчеты со своего рабочего места.
Устранение ручной подготовки документов
Практически каждая АСУ может быть настроена таким образом, что все необходимые документы будут формироваться и распечатываться из программы. Правильное распределение задач между подразделениями и отдельными сотрудниками, устранение «дублирования» функций, ручного оформления документов порождает остальные «эффекты внедрения».
Сокращение бумажного документооборота
Сокращается внутренний бумажный документооборот на предприятии. Для получения информации не надо просить справку у соседа, необходимые данные формируются в программе.
Повышение производительности труда
Освобождаясь от многократного отражения одних и тех же данных в разных «местах», от оформления многих документов вручную или в MS Word (Excell) сотрудники могут тратить больше времени на оперативную, аналитическую, методологическую работу. Отсюда – рост производительности и качества труда!
Достижение «прозрачности» учета
В автоматизированных системах обычно учет ведется «от документа». Это значит, что каждому входящему и исходящему документу соответствует его электронный аналог, который и формирует данные по регистрам учета. Все документы хранятся в одном месте (АСУ) и имеют ссылки друг на друга. Количество данных, рассчитанных «на коленке», и учтенных вручную минимизируется. И как результат – всегда можно понять, откуда взялась та или иная цифра, не потерять ни одного документа, и быстро найти интересующую информацию.
Увеличение точности получаемых отчетных документов
Кто не сталкивался с такой ситуацией? Директору срочно (еще вчера!) нужен отчет, для составления которого используется информация от нескольких служб. Все начинают работать в поте лица. Собирают плоды трудов в одну таблицу, и ….. оказывается, что они не стыкуются между собой. То есть, некоторые цифры, те которые обязательно должны быть одни и те же, почему-то разные. Все мы люди и имеем право на ошибку. Только кто ошибся? На проверку предоставленных данных уходит обычно несколько дней. Проверяют все. Разгневанный директор остается без отчета. Использование единой автоматизированной системы практически полностью исключает такую ситуацию.
При формировании отчетов для различных служб используется одни и те же данные. И даже если была ошибка, то ее легко найти, так как сделана она была в одном месте. Поиск и исправление ошибок максимально упрощены, вследствие многообразия получаемых в системе отчетов, а также того, что из отчета можно понять, какой именно электронный документ породил ошибку, «открыть» его и исправить.
Сокращение сроков составления отчетных документов
Жесткое условие нормальной работы любой автоматизированной системы – своевременное, желательно «день в день», отражение всех фактов деятельности компании – дает замечательный результат. Любые отчеты, оказывается, можно формировать в режиме реального времени. Ежедневно на стол руководителя кладутся не морально устаревшие новости, а сводки, описывающие реальное положение дел на предприятии.
Извечную боль бухгалтерии – авралы и ночное бдение в период сдачи квартальной отчетности – многие забывают навсегда!
Упорядочивание взаимодействия подразделений и сотрудников
Иначе это можно назвать «налаживанием контактов». При эксплуатации АСУ за каждым из сотрудников закреплены определенные функции. Например, список контрагентов и договоров ведет финансовый отдел, справочник товаров, материалов – отдел снабжения. Ведет – это значит поддерживает его на актуальном уровне, обновляет, чистит и т.д. Все остальные им только пользуются для заполнения «своих данных», а никакие изменения вносить не могут. Так называемое, разграничение прав доступа. Очень хорошее правило. Если бы не оно – любая система, мигом превратилась бы в «кашу». Это правило также действует в отношении документов и отчетов. Кассовые документы может создавать и исправлять только кассир, а отчет директору не должен видеть кладовщик. Такие ограничения, усиливают взаимосвязанность и взаимозависимость в работе разных отделов и конкретных людей. Если я не сделаю свою работу вовремя – мой сосед не сможет сделать свою. Очень часто сотрудник не сам находит свои ошибки – ему «помогают». Все теперь в одной упряжке. Обычно такой стиль работы, с необходимостью постоянного контакта между собой напрямую, а не через руководство, представляет собой яркий контраст сложившимся ранее традициям.
Ведь раньше каждый сотрудник мог делать свою работу, спокойно уткнувшись в свои бумаги (свой компьютер). Он никого не трогал, его никто не трогал. Теперь приходится много общаться, иногда дело доходит до конфликтов. Как показывает практика, такой сложный период длится около трех месяцев. Результат – упорядоченные отношения между отделами и сотрудниками (даже не втянутыми в автоматизацию), четкое разграничение обязанностей, понятный документооборот, ощущение у каждого человека втянутости в общее дело и, конечно, нормальное функционирование автоматизированной системы!
Обеспечение оперативного контроля за состоянием дел
«Знать – значит управлять!». Об обеспечении руководства качественной и своевременной информацией, как главной цели и основного результата автоматизации, и в данной статье, и, пожалуй, во всех публикациях на эту тему, говорилось уже не раз. В описании одной из внедренных АСУ, упоминалось название самого нужного отчета – «Справка на стол директору». Действительно, если такого отчета нет, зачем все это?
В качестве примера оперативного контроля, хочется привести вот какой факт. Практика показывает, что у предприятий (даже у которых не хватает денег на своевременную выплату заработной платы) всегда имеются «замороженные» средства, образовавшиеся из-за задержек при исполнении договоров, отсутствия централизованного контроля над сверхнормативными запасами на складах и т.д. При работе вручную все это отслеживать крайне трудно. Такой «омертвленный» капитал составляет значительную долю оборота предприятия. Выявить и заставить их работать можно с помощью корпоративной системы управления, которая связывает воедино информацию о том, что есть, и что должно быть, заявки из подразделений, сведения о состоянии дел с контрагентами и т.д.
Конечно, это далеко не полный список того, что может дать предприятию автоматизация. В каждом конкретном случае результат индивидуален, в зависимости, от «области охвата», а также от целей, которые ставятся перед проектом внедрения. При этом, возможный, планируемый в начале работ эффект может быть получен только при выполнении определенных условий, как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика. И дело здесь не только в финансировании, а скорее в четкой организации работ. Но это уже тема для отдельной статьи.
Надежда Сибер,
Компания «ЛОЗА»
|
